Peran Aplikasi Komputer Dalam Meningkatkan Kinerja Organisasi
I.Pendahuluan
Manfaat
dan Penerapan Jaringan Komputer Dalam Dunia Usaha Di era kompetisi global
seperti sekarang ini, jaringan komputer adalah tulang punggung sistem
informasi, yang bisa menjadi salah satu ukuran kompetitif atau tidaknya sebuah
perusahaan. Begitu vitalnya jaringan komputer ini, sehingga kegagalannya akan
berakibat hilangnya produktivitas serta kerugian finansial. Oleh karena itu,
perusahaan yang ingin tetap kompetitif menginginkan sebuah infrastruktur
jaringan komputer yang dapat diandalkan, serta mampu bekerja optimal dengan
tingkat kegagalan serendah mungkin. Perusahaan yang ingin membangun
infrastruktur jaringan komputer, biasanya meminta bantuan kepada perusahaan
penyedia solusi jaringan komputer. Perusahaan penyedia solusi ini
merekomendasikan beberapa produk pembentuk infrastruktur dari berbagai vendor,
mulai dari hardware (perangkat keras) seperti komputer, media penyimpanan data,
peralatan jaringan; serta software (perangkat lunak) seperti sistem operasi dan
aplikasi-aplikasi pendukung. Sekarang bisa dibilang perusahaan tanpa jaringan
komputer maka tak asyik, karena setiap pekerjaan dapat diselesaikan dengan
mudah oleh bantuan komputer, dan sering kita jumpai perusahaan makin bersaing
dalam teknologi jaringan yang digunakan. Hal ini secara tidak langsung akan
menumbuhkan bibit ingin bersaing. Jaringan komputer dapat membantu pekerjaan,
tanpa kita berpindah tempat tapi dapat mengirim file ke komputer lain melalui
jaringan komputer tanpa memakan biaya dan waktu yang banyak, sehingga
penyelenggara ingin menerapkan jaringan komputer pada perusahaan (kantor) ,
agar pegawai dapat mengirim laporan dan data ke komputer yang lain dengan cepat
tanpa si pegawai berpindah tempat cukup melalui jaringan komputer yang
tersedia. Manfaat utama dari jaringan computer yang bener-bener dapat kita
rasakan, Ada banyakmanfaat yang dapat dirasakan kita, namun seringkali manfaat
tersebut tidak dapat diukurdengan suatu nilai uang, Misalnya pada bidang bisnis
perusahaan, manfaat yang dapat dirasakan adalah proses transaksi yang terintegrasi
dengan baik, mempercepat pendistribusian data daninformasi untuk pengambilan
keputusan, perlindungan keamanan data dan informasi lebih terjamin.
Memungkinkan berbagi resources (Server, software, CDROM, Printer), Jaringan
kompuer memungkinkan terjadinya komunikasi yang lebih efisien antar pemakai
(mail dan teleconference) Sedangkan pada Aplikasi home user, memungkinkan
komunikasi antar pengguna lebih efisien (chat), interaktif entertainment lebih
multimedia (games, video)
II.Pembahasan
Pembahasan
Perkembangan aplikasi pengolahan data di perusahaan menimbulkan beberapa
persoalan. Bila pada awalnya organisasi pengolahan data berada di bawah bagian
keuangan, karena perluasan aplikasi, akhirnya menjadi bagian tersendiri dari
perusahaan (yang sekarang disebut dengan EDP=Elektonik Data Prosesing ).
Kesenjangan keahlian yang semakin lebar, secara psikologis menimbulkan beban
pikiran bagi banyak karyawan, terutama bagi mereka yang tidak berkecimpung
dalam pengolahan data. Mereka merasa takut seolah-olah bidang pekerjaan mereka
diambil alih oleh komputer. Kadang timbul sikap defensif menentang arus
perkembangan. Gejala semacam ini melanda negara maju pada awal dasawarsa enam
puluhan. Dari gambaran kegiatan diatas beberapa pimpinan perusahaan mengkhwatirkan
bahwa perubahan pola kerja menurut tata cara baru, akan menggangu produktivitas
kerja pegawai. Adanya dana tambahan untuk mendidik karyawan dan perlu waktu
tambahan untuk menyesuai¬kan diri dengan sistem yang baru. Hal ini disebabkan
ketidak mengertian para pimpinan tentang sistem tersebut. Pengangguran akibat
otomatisasi sering kali terjadi dan bahaya hilang atau dicurinya dokumen akibat
virus, pembajakan SW, pencurian perangkat, cracking / hacking juga sering
terjadi pencurian informasi, duplikasi & manipulasi informasi Dalam
menyusun jaringan, ada dua kemungkinan kondisi yang ada. Jika perusahaan kita
adalah perusahaan kecil dengan sedikit karyawan dan tidak banyak computer, kita
dapat merencanakan jaringan berdasarkan hardware yang dibutuhkan untuk menghubungkan
computer-komputer tersebut. Jika perusahaan kita skala menengah atau perusahaan
yang berkembang dengan sangat cepat, rencana jaringan harus berdasarkan arus
informasi yang dikumpulkan, disimpan dan disebarluaskan perusahaan kita. Secara
sederhana mulailah mengambar posisi computer dan printer yang akan dibangun
serta letak perkabelan dan devices lainnya, dan melakukan inventaris peralatan
yang ada dan prediksi peralatan yang akan datang dalam beberapa bulan atau
tahun kedepan Ada banyak media yang digunakan untuk membangun jaringan
computer, karena saat ini teknologi yang menghubungkan computer tidak hanya
menggunakan sistem kabel tapi dapat juga menggunakan alternative lain misalnya
wireless. Memang selain menyediakan peralatan hardware kita juga membutuhkan
software terutama sistem operasi untuk client dan servernya. Jika pada umunya
di sisi clien menggunakan sistem operasi windows, maka disisi server kita dapat
memilih beberapa alternative pilihan selain Windows. Pemilihan sistem operasi
jaringan harus disesuaikan dengan jumlah client dalam jaringan tersebut, ada
tidaknya web mail atau webserver dalam jaringan kita. Jika hanya sebatas untuk
pertukaran data, Windows 98SE sudah layak dijadikan sebagai Sistem Operasi.
Namun untuk kelas berat dapat menggunakan OS windows NT atau 2000 dan Unix
Based yang memang dibuat untuk sistem operasi jaringan. Saat ini OS linux
sangat digemari karena bukan hanya kehandalanya tapi juga karena sifatnya yang
opensource. Pemilihan OS ini didasarkan pada banyaknya user dan teknologi
sistem jaringan yang akan digunakan karena setiap OS server mempunyai kemampuan
dan resources yang berbeda. Pemilihan OS jaringan ini akan menentukan
kehandalan dan kinerja dari jaringan yang akan kita bangun. Faktor lainnya juga
hendaknya diperhatikan dalam pemilihan OS ini, yaitu mengenai dukungan teknis
dan SDM yang memadai, karena tanpa SDM yang handal maka kelebihan dan kemampuan
sistem operasi tersebut tidak akan optimal.
II.1 Sistem Pengolahan Data
Komputer
adalah sebuah alat elektronik yang beroperasi di bawah kontrol instruksi yang
disimpan di dalam memorynya, yang dapat menyimpan dan memanipulasi data menurut
aturan yang ditentukan kemudian memberikan dan menyimpan hasil untuk keperluan
mendatang. Dalam hal ini, input yang diberikan berupa data dan hasil yang
dikeluarkan tersebut disebut dengan informasi. Dalam dunia komputer system
pengolah data di bedakan menjadi dua, yaitu File Processing System dan
Database.
II.2 File Processing System (Sistem Pengolah
File)
Dulu
banyak organisasi yang menggunakan file processing system untuk menyimpan dan
mengelola data. Dengan file processing system, setiap departemen atau area
dalam sebuah organisasi memiliki kumpulan file nya masing – masing. File – file
ini didesain secara spesifik untuk masing – masing aplikasi yang digunakan di
setiap departemen atau area tersebut, sehingga record data dalam satu file
tidak berhubungan dengan record di file lainnya.
Namun
file processing sistem memiliki 2 kelemahan yang mencolok, yaitu:
II.2.1. Data Redudancy
Redudansi
data adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan penyimpanan data yang
sama berkali – kali sehingga hal ini menyebabkan sumber daya penyimpanan
seperti harddisk terbuang dengan percuma.
Adanya
redudansi data disebabkan oleh karena setiap departemen memiliki kumpulan
filenya sendiri, sehingga field yang sama disimpan dalam lebih dari satu
file.Adanya duplikasi data ini menyebabkan pemborosan tempat penyimpanan dan
waktu, serta dapat meningkatkan terjadinya error / kesalahan.
II.2.2 Isolated Data
Isolasi
data adalah kondisi ketidaktahuan pengguna program akan data penting yang sama
pada program lain sebagai akibat dari pemakaian data secara terpisah oleh tiap
program yang berbeda.
Isolasi
data juga menyebabkan sulitnya untuk mengakses data dalam departemen yang
berbeda, padahal kebutuhan untuk mengakses data di departemen lain sering
terjadi di dalam sebuah perusahaan.Misalnya, data alamat e-mail member hanya
terdapat di file membership coordinator, dan data jadwal training member hanya
di file training office, Apabila staf perusahaan ingin memberitahu member
melalui email bahwa jadwalnya berubah, maka staf tersebut membutuhkan data dari
kedua file (membership coordinator dan training office).Hal ini membutuhkan
prosedur yang rumit dan seringkali membutuhkan pengalaman dari seorang
programmer computer.
Kedua
hal inilah yang menyebabkan banyak orang maupun organisasi beralih ke system
pengolah data yang lebih dapat mengatur, menyimpan, dan mengambil data dengan
jumlah besar dengan mudah yang kita sebut dengan sistem pengolah data basis
atau Database.
II.2.3 Database (Basis data)
adalah
kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga
dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari
basis data tersebut. Database sendiri terdiri dari sebuah koleksi data yang
terorganisir dalam bentuk digital. Salah satu cara untuk mengelompokkan
database melibatkan jenis isinya, misalnya: bibliografi, dokumen-teks,
statistik.
II.3 Pendekatan database memiliki beberapa
kelebihan, sebagai berikut :
II.3.1. Mengurangi redudansi data
Pengurangan
data redudansi membuat proses penyimpanan data efektif sehingga menghemat biaya
perusahaan untuk investasi teknologi penyimpanan.
II.3.2. Meningkatkan integritas data
Dengan
adanya integritas data maka mempermudah proses pengupdatean data, karena
pengupdatean sebuah field atau data berlaku untuk semua table yang menggunakan
data tersebut.
II.3.3. Memudahkan dalam share data dan akses
data
Proses
administrasi dalam table dilakukan pada satu lokasi yaitu database server.
Dengan demikian proses share data atau akses data dapat berlangsung lebih mudah
dan efektif.
II.3.4. Mengurangi waktu pengembangan
Dengan
system database, pengembangan program berlangsung lebih cepat. Hal ini
disebabkan karena perubahan yang menyangkut administrasi data dilakukan melalui
server database. Proses administrasi dan penganalisaan data yang berlangsung di
satu tempat ini mempermudah proses pembangunan program yang lebih efektif terutama
pada tahap analisa dan penerapan program.
Teknologi
database sendiri merupakan teknologi yang hadir seiring dengan perkembangan
teknologi komputer yang dimana diciptakan dan dikembangkan secara khusus untuk
mengolah database agar dapat diakses dengan lebih mudah dan cepat namun juga
tetap akurat agar penggunaannya tentu semakin efektif dan efisien sesuai dengan
tuntutan jaman dan perkembangan dari teknologi informasi saat ini.
II.5. Dua contoh teknologi database yang dapat
saya berikan adalah sebagai berikut:
II.5.1. Data warehouse
Adalah
database besar yang digunakan untuk menyimpan dan mengatur data yang dibutuhkan
untuk menganalisa transaksi sekarang dan lampau. Dengan adanya data warehouse,
manajer dan pengguna dapat mengakses transaksi dan ringkasan transaksi dengan
efektif.
II.5.2.
Web database
Server
database pada mulanya hanya mendukung program internal perusahaan. Melalui
website, kegunaan server database diperluas dengan adanya dukungan akses
publik. Salah satu contoh dari pemanfaatan ini adalah transaksi online.
Perkembangan
dari Teknologi Database sudah berlangsung sejak tahun 1960an dimana pada saat
itu berkembang sebuah sistem yang disebut dengan Flat File yang bertahan hingga
tahun 1980an. Hierarchial dan Network adalah teknologi komputer yang berkembang
dari tahun 1970an hingga tahun 1990an. Pada tahun 1980an hadir sebuah teknologi
yang disebut dengan Relational yang masih eksis hingga saat ini, seiring dengan
tuntutan user Object-oriented dan Object-relational hadir pada tahun 1990an
yang terus berkembang dan masih digunakan hingga sekarang.
Software
yang dapat mengijinkan penggunanya untuk membuat, mengakses, dan mengatur
sebuah database adalah sistem manajemen
basis data (database management system).
Database
management system (DBMS), atau kadang disingkat SMBD, adalah suatu sistem atau
perangkat lunak yang dirancang untuk mengelola suatu basis data dan menjalankan
operasi terhadap data yang diminta banyak pengguna. Contoh tipikal SMBD adalah
akuntansi, sumber daya manusia, dan sistem pendukung pelanggan, SMBD telah
berkembang menjadi bagian standar di bagian pendukung (back office) suatu
perusahaan. DBMS merupakan perangkat lunak yang dirancang untuk dapat melakukan
utilisasi dan mengelola koleksi data dalam jumah yang besar. DBMS juga
dirancang untuk dapat melakukan masnipulasi data secara lebih mudah.
Sebelum
adanya DBMS maka data pada umumnya disimpan dalam bentuk flatfile, yaitu file
teks yang ada pada sistem operasi. Sampai sekarangpun masih ada aplikasi yang
menyimpan data dalam bentuk flat secara langsung. Menyimpan data dalam bentuk
flat file mempunyai kelebihan dan kekurangan. Penyimpanan dalam bentuk ini akan
mempunyai manfaat yang optimal jika ukuran filenya relatif kecil, seperti file
passwd. File passwd pada umumnya hanya digunakan untuk menyimpan nama yang
jumlahnya tidak lebih dari 1000 orang. Selain dalam bentuk flat file,
penyimpanan data juga dapat dilakukan dengan menggunakan program bantu seperti
spreadsheet. Penggunaan perangkat lunak ini memperbaiki beberapa kelemahan dari
flat file, seperti bertambahnya kecepatan dalam pengolahan data. Namun demikian
metode ini masih memiliki banyak kelemahan, diantaranya adalah masalah
manajemen dan keamanan data yang masih kurang.
Penyimpanan
data dalam bentuk DBMS mempunyai banyak manfaat dan kelebihan dibandingkan
dengan penyimpanan dalam bentuk flat file atau spreadsheet, diantaranya :
1.
Performance yang dapat dengan penyimpanan dalam bentuk DBMS cukup besar, sangat
jauh berbeda dengan performance data yang disimpan dalam bentuk flat file.
Disamping memiliki unjuk kerja yang lebih baik, juga akan didapatkan efisiensi
penggunaan media penyimpanan dan memori.
2.
Integritas data lebih terjamin dengan penggunaan DBMS. Masalah redudansi sering
terjadi dalam DBMS. Redudansi adalah kejadian berulangnya data atau kumpulan
data yang sama dalam sebuah database yang mengakibatkan pemborosan media
penyimpanan.
3.
Independensi. Perubahan struktur database dimungkinkan terjadi tanpa harus
mengubah aplikasi yang mengaksesnya sehingga pembuatan antarmuka ke dalam data
akan lebih mudah dengan penggunaan DBMS.
4.
Sentralisasi. Data yang terpusat akan mempermudah pengelolaan database.
kemudahan di dalam melakukan bagi pakai dengan DBMS dan juga kekonsistenan data
yang diakses secara bersama-sama akan lebiih terjamin dari pada data disimpan
dalam bentuk file atau worksheet yang tersebar.
5.
Sekuritas. DBMS memiliki sistem keamanan yang lebih fleksibel daripada
pengamanan pada file sistem operasi. Keamanan dalam DBMS akan memberikan
keluwesan dalam pemberian hak akses kepada pengguna.
Contoh
SMBD adalah Oracle, SQL server 2000/2003, MS Access, MySQL dan sebagainya.
– Oracle
Basis
data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam
suatu sistem manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle
memasarkan jenis basis data ini untuk bermacam-macam aplikasi yang bisa
berjalan pada banyak jenis dan merk perangkat keras komputer (platform).
Basis
data Oracle ini pertama kali dikembangkan oleh Larry Ellison, Bob Miner dan Ed
Oates lewat perusahaan konsultasinya bernama Software Development Laboratories
(SDL) pada tahun 1977. Pada tahun 1983, perusahaan ini berubah nama menjadi
Oracle Corporation sampai sekarang.
– MS Acces
Microsoft
Access (atau Microsoft Office Access) adalah sebuah program aplikasi basis data
komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil
hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi
Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan
Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet
Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga
memudahkan pengguna.
Microsoft
Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access,
Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, atau
semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para
pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan
perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang
mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang
sederhana. Access juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek,
tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman
berorientasi objek.
– MySQL
MySQL
adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (bahasa Inggris:
database management system) atau DBMS yang multithread, multi-user, dengan
sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL AB membuat MySQL tersedia
sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public License
(GPL), tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus
dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL.
Tidak
sama dengan proyek-proyek seperti Apache, dimana perangkat lunak dikembangkan
oleh komunitas umum, dan hak cipta untuk kode sumber dimiliki oleh penulisnya
masing-masing, MySQL dimiliki dan disponsori oleh sebuah perusahaan komersial
Swedia MySQL AB, dimana memegang hak cipta hampir atas semua kode sumbernya.
Kedua orang Swedia dan satu orang Finlandia yang mendirikan MySQL AB adalah:
David Axmark, Allan Larsson, dan Michael “Monty” Widenius.
Pengertian
database dari sisi pelaku bisnis saat ini sangat luas, namun bila sedikit saya
tarik benang merahnya database bagi pelaku bisnis adalah sebuah sistem
teknologi yang memuat data-data yang saling berhubungan dengan jumlah besar
yang dapat di panggil kemudian di olah
sesuai kebutuhan dan pada akhirnya menghasilkan sebuah output berupa informasi
yang di perlukan oleh sebuah maupun beberapa unit/ divisi organisasi bisnis,
dimana informasi yang dihasilkan tersebut berfungsi sebagai bahan dasar pertimbangan/ pengoperasian sebuah atau
beberapa unit/ divisi kegiatan dari organisasi tersebut. Hal inilah menurut
saya yang terus mendorong database menjadi peran vital di dunia bisnis saat
ini, dikarenakan pengolahan databasis juga mendukung pelaku bisnis untuk selalu
mendapatkan informasi berkualitas yang
dicirikan dengan informasi yang akurat, dapat dipastikan, penggambaran waktu
sekarang, terorganisasi, mudah diakses, berguna, dan juga dapat mengurangi
biaya yang harus dikeluarkan oleh sebuah organisasi bisnis
II.6. Penerapan Teknologi Informasi dan
Komunikasi dalam Dunia Bisnis
Istilah
teknologi informasi mulai populer diakhir tahun 70-an. Pada masa sebelumnya
istilah teknologi informasi biasa disebut teknologi komputer atau pengolahan
data elektornik. Teknologi informasi didefinisikan sebagai teknologi pengolahan
dan penyebaran data menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak
(software), computer, komunikasi, dan elektronik digital.
Teknologi
informasi dan komunikasi merupakan elemen penting dalam kehidupan berbangsa dan
bernegara. Teknologi informasi telah menjadi fasilitas utama bagi kegiatan
berbagai sektor kehidupan dimana memberikan andil besar terhadap
perubahan-perubahan yang mendasar pada struktur operasi dan manajemen
organisasi, pendidikan, transportasi, kesehatan dan penelitian. Perkembangan
teknologi informasi sangat mempengaruhi teknologi komunikasi. Teknologi
informasi dan komunikasi seakan-akan tidak dapat dipisahkan, sehingga lahirlah
istilah TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) yang sangat populer sekarang
ini. Maka dari itu diperlukan peningkatan kemampuan sumber daya manusia TIK,
mulai dari keterampilan dan pengetahuan, perencanaan, pengoperasian, perawatan
dan pengawasan, serta peningkatan kemampuan TIK para pimpinan di lembaga
pemerintahan, pendidikan, perusahaan, maupun Usaha Menengah Kecil. Dan hal tersebut
berkembang cepat dengan adanya media Internet.
Email,
merupakan kunci utama perubahan cara berkomunikasi. Dengan hanya mempunyai satu
alamat email, kita dapat mengikuti berbagai model komunikasi yang ada di
Internet. Beberapa model komunikasi itu, diantaranya :
Forum
Milis/Group
Situs
jejaring sosial
Blog
Situs
sharing file
E-learning
menggunakan teleconference
Teknologi
Informasi dan Komunikasi sangat berperan dalam kehidupan sehari – hari,
dengan perkembangannya begitu cepat
secara tidak langsung mengharuskan manusia untuk menggunakannya dalam segala
aktivitas.
Dalam
dunia bisnis teknologi informasi dan komunikasi dimanfaatkan untuk perdagangan
secara ektronik atau dikenal sebagai E-Commerce. Secara umum, E-Commerce dapat
didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan atau perniagaan
barang dan jasa dengan menggunakan media elektronik. Di dalam e-commerce, para
pihak yang melakukan kegiatan perdagangan / perniagaan hanya berhubungan
melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir
menggunakan media internet.
Sistem
E-commerce diklasifikasikan menjadi tiga tipe aplikasi, yaitu :
Electronic
Markets (EMs), yaitu sebuah sarana yang menggunakan teknologi informasi dan
komunikasi untuk melakukan atau menyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar,
sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga yang ditawarkan.
Elektronic
Data Interchange (EDI), adalah sarana untuk mengefisienkan pertukaran data
transaksi-transaksi regular yang berulang dalam jumlah besar antara
organisasi-organisasi komersial.
Internet Commerce, adalah penggunaan internet
yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk aktivitas perdagangan.
Komunikasi
Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi bisnis dalam upaya mencapai
tujuannya. Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh penguasaan
komunikasi bisnis para anggota organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal
(lisan dan tulisan),maupun komunikasi non-verbal. Fakta empiris dalam dunia
organisasi menunjukkan bahwa sebagain besar anggota organisasi melakukan
pekerjaannya dengan melakukan komunikasi. Dalam kehidupan organisasi bisnis,
keberadaan tim kerja semakin populer. Banyak perusahaan dari berbagai industri
menerapkan konsep tim kerja dalam melakukan aktifitasnya.
Pemakaian
tim kerja diharapkan dapat menciptakan sinergi yang positif. Penjumlahan aggota
dalam tim akan memungkinkan menghasilkan output yang lebih besar dibandingkan
output total yang dikerjakan oleh masing-masing individu. Tidak peduli seberapa
berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah tim atau seberapapun kuatnya
kasus hukum, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa penguasaan keterampilan
komunikasi yang efektif. Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan
berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas. Untuk
dapat melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan
atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta
keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian
yang sangat penting.
II.7. Tujuan teknologi jaringan komputer di
perusahaan adalah sebagai berikut :
II.7.1. Teknologi jaringan
komputer akan membantu dan mempermudah kinerja pegawai, karena diharapkan
dengan adanya teknologi tersebut pegawai dapat menyelesaikan tugasnya dengan
cepat, mudah, dan dapat mengirim dan menerima file melalui jaringan komputer.
II.7.2. Teknologi jaringan komputer dapat
meminimalkan biaya dan waktu. Dengan adanya teknologi tersebut pegawai tidak
perlu berpindah tempat untuk mengirim dan menerima file dari komputer lain
sehingga dapat menghemat waktu dan biaya.
II.7.3. Teknologi jaringan komputer akan memberikan
dampak yang positif untuk pegawai selama dia tidak menyalahi peraturan yang
ada, seperti hacker, cracker dll.
II.7.4. Bisnis yang berbasis Teknologi Informasi atau
yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-traansaksi bisnis
suatu perusahaan atau perorangan
Dipastikan
dengan adanya teknologi jaringan komputer dapat memberi kecekatan dalam
bekerja, dengan biaya dan waktu yang minimal, sehingga dapat menyelesaikan
pekerjaan nya yang lain. Informasi dalam berbagai hal menjadi amat penting bagi
semua bentuk perusahaan. Kegagalan suatu perusahaan untuk mencerna informasi
akan berakibat kepada lemahnya daya saing perusahaan tersebut terhadap
perusahaan lain yang sejenis. Kecepatan dunia usaha beradaptasi dengan
teknologi komputer, khususnya di Amerika berjalan dengan sesuai dengan
perkembangan komputer itu sendiri. Karena bagi pengusaha penggunaan komputer
diharapkan dapat meningkatkan mutu pelayanan dan efisiensi kerja mereka. Pada
tahap awal mereka menggunakan komputer untuk data administrasi yang sarat
dengan perhitungan angka seperti pembukuan untuk penerimaan dan pengeluaran,
daftra gaji dan penagihan. Selain kemampuan komputer untuk mengolah data yang
cukup besar juga membawa masalah baru seperti penyediaan tenaga ahli,
pendidikan staf perusahaan serta resahnya sebagian dari personalia perusahaan
akan terjadinya pemutusan kerja. Tetapi sedikit demi sedikit persoalan tersebut
dapat diatasi. Para pengusaha berusaha untuk beradaptasi dengan komputer hingga
akhirnya komputer mendapatkan tempatnya di dunia usaha. Perkembangan Pengolahan
Data Pada akhir tahun enam puluhan, komputer telah banyak dipakai di
perusahaan-perusahaan Amerika diantaranya untuk membantu menangani pengolahan
data Administrasi Personalia, Pembukuan, Inventaris barang, Pembelian dan
Penjualan, dan lain-lain. Melihat aplikasi komputer pada bidang ini
mengakibatkan para pengusaha melihat kesempatan yang lebih besar untuk
meningkatkan pemanfaatan informasi. Kendali perusahaan menjadi lebih baik,
dengan tersedianya data yang diperlukan. Sejalan dengan perkembangan teknologi
komputer, jenis aplikasi pengolahan data pun semakin meluas, sesuai dengan
kebutuhan perusahaan.
II.8. Keuntungan-keuntungan penerapan
teknologi komputer di perusahaan
II.8.1. Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal
ini mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis,
dll.
II.8.2. Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan
adanya IT. Sebab dengan IT ini akan memperbendek rantai birokrasi, yang tadinya
selesai dalam 1 minggu dengan komputer hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu
tadi kita konversikan ke biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian rupiah.
II.8.3. Pengambilan keputusan yang lebih cepat,
karena dengan komputer maka data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat.
Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab
dampaknya akan sangat besar bisa jadi karena pengambilan keputusan yang lambat
sebuah perusahaan akan kehilangan banyak order.
II.8.4. Dengan penerapan teknologi komputer kita
akan dapat menghemat baiaya promosi dan pemasaran, karena promosi lewat web
site akan sangat murah dan konsumen dapat melihat profil perusahaan dari mana
saja diseluruh dunia.
II.8.5. Dengan komputer maka sistem akan dapat
terintegrasi disemua kantor atau perusahaan sehingga hal ini akan dapat
meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan
cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang
yang jauh dan memakan biaya transportasi.
Jadi
sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik
tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan IT ini juga
akan dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan semain meningkatnya margin perusahaan.
Untuk
mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh IT maka Anda
dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan yang dihasilkan perusahaan
Anda sebagai imbas dari penerapan IT dikonversikan ke Rupiah, dan
kemajuan-kemajuan yang dicapai perusahaan anda dari penerapan IT ini, maka akan
muncul angka yang cukup signifikan.
II.9. Sistem Informasi secara umum mempunyai
beebrapa peranan dalam perusahaan, diantaranya sebagai berikut:
II.9.1. Minimize risk
Setiap
bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan factorfaktor keuangan. Pada
umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-aspek
eksternal lain yang berada diluar control perusahaan.. Saat ini berbagai jenis
aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh
bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain.
Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan mengurangi
risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu manajemen
dalam mengelola risiko yang dihadapi.
II.9.2. Reduce costs
Peranan
teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha pengurangan
biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh terhadap
profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat
cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya kegiatan
operasional yaitu:
·
Eleminasi proses
Implementasi
berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau
mengeliminasi proses-proses yang dirasa tidak perlu. Contoh call center untuk
menggantikan fungsi layanan pelanggan dalam menghadapi keluhan pelanggan.
·
Simplifikasi proses
Berbagai
proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat disederhanakan
dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi informasi. Contoh order
dapat dilakukan melalui situs perusahaan tanpa perlu datang ke bagian pelayanan
order.
·
Integrasi proses
Teknologi
informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu
sehingga terasa lebih cepat dan praktis (secara langsung akan meningkatkan
kepuasan pelanggan juga).
·
Otomatisasi proses
Mengubah
proses manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi
informasi.
II.9.3. Add Value
Peranan
selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value bagi
pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar untuk
memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas
sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka
panjang.
II.9.4. Create new realities
Perkembangan
teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya teknologi internet
telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di
dunia maya. Berbagai konsep e-business semacan e–commerce, e–procurement,
e–customer, e–loyalty, dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang
baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
Bagi
beberapa perusahaan, sebuah strategi IT tidak selalu pada kasus yang formal.
Walaupun dinamakan perencanaan Sistem Informasi (IS) “Strategic”, arsitektur
aplikasi, data, teknologi dan proses manajemen IS, yang terdiri dari standar
pengembangan dan pelaporan, semuanya disajikan dengan rencana, proses dan
kebutuhan dari bisnis yang ada saat ini. Tidak ada acuan atau philosofi untuk
kegunaan teknologi di perusahaan dan tidak terkesan adanya aturan yang
signifikan dalam menentukan strategi mana yang lebih efektif, menguntungkan dan
dapat dikerjakan dengan mudah.
Dalam
lingkungan konvensional, hubungan antara strategi kompetitif perusahaan dan
manfaat penggunaan IT dikembangkan melalui beberapa lapisan; dari perencanaan,
analisa dan perancangan. Dapat dipahami bila pada ligkungan sseperti ini IT
memiliki pengaruh yang kecil terhadap strategi kompetitif perusahaan. Sejalan
dengan semakin luasnya pemanfaatan IT di lingkungan bisnis, semakin terlihat
tidak ada lagi pemisahan antara IT dan Strategi kompetitif perusahaan, karena
semua strategi kompetitif harus memiliki IT sama halnya dengan memiliki
marketing, produsen dan keuangan.
Strategi
IT membantu manager untuk mendefinisikan batasan pembuatan keputusan untuk
tindakan berikutnya, tapi menghentikan dengan singkat dalam menentukan tindakan
untuk dirinya sendiri. Hal ini merupakan perbedaan mendasar antara Strategi IT
dan perencanaan IT. Strategi IT merupakan kumpulan prioritas yang menguasai
pembuatan keputusan bagi user dan proses data profesional. Hal itu merupakan
bentuk aturan framework untuk kegunaan IT dalam perusahaan, dan menjelaskan
bagaimana seorang eksekutif senior pada perusahaan akan berhubungan pada
infrastruktur IT. Perencanaan IT pada hal lain, memfokuskan pada pelaksanaan
dari Strategi IT.
Perencanaan
Strategis Sistem Informasi diperlukan agar sebuah organisasi dapat mengenali
target terbaik untuk melakukan pembelian dan penerapan sistem informasi
manajemen dan menolong untuk memaksimalkan hasil dari investasi pada bidang
teknologi informasi. Sebuah sistem informasi yang dibuat berdasarkan
Perancangan Startegis Sistem Informasi yang baik, akan membantu sebuah
organisasi dalam pengambilan keputusan untuk melakukan rencana bisnisnya dan
merealisasikan pencapian bisnisnya. Dalam dunia bisnis saat ini, penerapan dari
teknologi informasi untuk menentukan strategi perusahaan adalah salah satu cara
yang paling efektif untuk meningkatkan performa bisnis.
II.10. Strategi TI diperlukan untuk
•
Pengetahuan mengenai teknologi baru
•
Dilibatkan dalam perencanaan taktis dan strategis
•
Dibahas dalam diskusi perusahaan
•
Memahami kelebihan dan kekurangan teknologi
Dengan
semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia bisnis, maka
menuntut manajemen SI/TI untuk menghasilkan Sistem Informasi yang layak dan
mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang
manajemen SI/TI. Perubahan yang terjadi adalah dengan diterapkannya Perancangan
Strategis Sistem Informasi untuk memenuhi tuntutan menghasilkan SI yang
mendukung kegiatan bisnis suatu organisasi. Seiring dengan perkembangan zaman
dan dunia bisnis, peningkatan Perencanaan Strategis Sistem Informasi menjadi
tantangan serius bagi pihak manajemen SI/TI.
SI/TI
sebagai Enabler, Organisasi/perusahaan dituntut untuk mengaplikasikan teknologi
bukan hanya untuk menjaga eksistensi bisnisnya melainkan juga untuk menciptakan
peluang dalam persaingan. Pemahaman mengenai peran pengembangan teknologi dan
sistem informasi diperlukan untuk mengelola teknologi dan sistem informasi
dalam organisasi itu sendiri.
II.11. IT mendukung perusahaan/organisasi di
level
• Strategik
Relevan
dengan target pencapaian jangka panjang dan bisnis secara keseluruhan
• Taktis
Diperlukan
untuk mencapai rencana dan tujuan strategis dalam rangka melakukan perubahan
menuju sukses
• Operasional
Proses
dan aksi yang harus dilakukan sehari-hari untuk menjaga kinerja
III.Kesimpulan
Sistem
informasi memiliki peran yang sangat penting dalam sebuah organisasi . Sistem
informasi memiliki peran dalam menunjang kegiatan bisnis operasional,menunjang
manajemen dalam pengambilan keputusan, dan menunjang keunggulan strategi
kompetetif organisasi. Sebuah perusahaan apabila tidak didukung dengan sistem
Informasi yang memadahi maka akan menganggu kemajuan perusahaan tersebut
apalagi saat ini tehnologi sangat diperlukan untuk keperluan pertumbuhan bisnis
perusahaan.
IV.Daftar Pustaka
-
formasi-manajemen.html
-
http://handikajanuar.blog.widyatama.ac.id/2016/02/17/manfaat-pengelolaan-data-dan-infowmasi-bagi-perusahaan-atau-organisasi/.
Komentar
Posting Komentar