Analisa Pengembangan Jabatan

ANALISA PENGEMBANGAN JABATAN

1.  PENDAHULUAN

Analisis Jabatan/Pekerjaan (Job Analysis) adalah suatu kegiatan pengumpulan data/informasi yang menyangkut tentang sesuatu jabatan/pekerjaan untuk menetapkan uraian jabatan/pekerjaan dan persyaratan  jabatan/pekerjaan.

Dessler (1997), mengungkapkan bahwa analisa jabatan merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Dalam pengertian ini, dessler menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut isi pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan.

Dalam pengertian lain, Mathis dan Jakson (2000) mengartikan analisis pekerjaan sebahai berikut; A Systematic may to gather and analyze information about the content and the human requirements of jobs, and the context in which jobs are performed. (analisis jabatan merupakan cara sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi dan personal yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam hubungannya dengan prestasi jabatan). Lebih lanjut, Mathis dan Jackson memisahkan antara jabatan (jobs) dan posisi (position). Jabatan, dalam pengertiannya adalah sekelompok tugas, kewajiban, dan tangggung jawab. Sedangkan position diartikan sebagai prestasi jabatan yang dilakukan oleh seseorang.

Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunaan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan tersebut dapat berupa deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification).

• Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Dengan kata lain deskripsi jabatan itu ialah uraian yang menggambarkan bagaimana suatu jabatan/pekerjaan itu dilaksanakan, bagaimana wewenang, tanggung jawab, hubungannya dengan jabatan/pekerjaan lain dan risiko jabatan/pekerjaan tsb.
• Spesifikasi jabatan merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu. Atau bisa dengan kata lain

2.  TUJUAN ANALISA JABATAN

Seperti yang dijelaskan di atas, bahwa hasil langsung dari analisis jabatan adalah deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Selain deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, analisis jabatan memiliki tujuan yang sangat penting bagi perusahaan ataupun organisasi, diantaranya ialah :

     A. Tujuan analisis jabatan dalam rekrutmen dan seleksi

• Perekrutan karyawan baru untuk mengisi posisi yang kosong ;
• Menentukan tingkat gaji yang tepat dalam setiap posisi untuk membantu menentukan berapa gaji yang harus ditawarkan atau layak kepada kandidat sesuai dengan tingkat pendidikan dan pekerjaannya;
• Persyaratan minimum ( pendidikan dan atau pengalaman ) untuk pelamar;
• Wawancara pertanyaan ;
• Seleksi tes ( misalnya : tes tertulis, tes lisan, simulasi kerja );
• Pemohon penilaian atau bentuk evaluasi ;
• Orientasi bahan untuk pelamar atau karyawan baru

     B. Tujuan analisis pekerjaan pada evaluasi kerja yaitu menetapkan kompensasi yang adil

     C. Tujuan analisis jabatan dalam desain pekerjaan :

• Mengurangi biaya personil
• Merampingkan proses kerja
• Meningkatkan produktivitas dan pemberdayaan karyawan
• Meningkatkan kepuasan kerja
• Member fleksibilitas penjadwalan yang lebih besar bagi karyawan
• Menyederhanakan pekerjaan dengan kegiatan yang berbeda agar lebih efektif
• Mengidentifikasi apa yang harus dilakukan
• Bagaimana akan dilakukan, mana yang akan dilakukan dan siapa yang akan melakukan itu.

     D. Tujuan analisis pekerjaan pada kompensasi dan manfaat.

• Analisis jabatan dapat digunakan sebagai kompensasi untuk mengidentifikasi atau menentukan tingkat keterampilan
• Faktor kompensasi pekerjaan
• Lingkungan kerja
• Tanggung jawab ( misalnya fiskal : pengawasan ), tingkat pendidikan ( tidak langsung berhubugan dengan gaji )

     E. Pentingnya analisis jabatan dalam penilaian kinerja

     Analisis pekerjaan dapat digunakan dalam tinjauan kinerja untuk mengidentifikasikan atau mengembangkan :

• Tujuan dan sasaran
• Kinerja standar
• Panjang periode percobaan
• Tugas untuk dievaluasi
• Kriteria evaluasi

     F. Pentingnya analisis jabatan dalam pelatihan dan pengembangan

     Analisis jabatan dapat digunakan dalam penilaian kebutuhan pelatihan untuk mengidentifikasi atau mengembangkan :

• Pelatihan konten
• Penilaian tes untuk mengukur efektivitas pelatihan
• Peralatan yang akan digunakan dalam memberikan pelatihan
• Metode pelatihan ( kelompk kecil, berbasis computer, video )

     G. Analisis pekerjaan meningkatkan produktivitas

• Analisis kerja  mengidentifikasikan kriteria kinerja sehingga mempromosikan pekerjaan untuk kinerja terbaik

     H. Pentingnya analisis jabatan dalam kepatuhan terhadap hukum perburuhan

• Mengidentifikasi persyaratan sesuai dengan hokum perburuhan yang berlaku di Indonesia dan peraturan-peraturan terkait yang berhubungan dengan tenaga kerja, upah kerja dan hubungan industrial.

Secara garis bsar dapat kita tarik kesimpulan bahwa ada dua tujuan dari kegiatan analisis jabatan/pekerjaan:

1.     Untuk menyusun uraian jabatan (job description) dan per syaratan jabatan (job specification).

2.     Sebagai dasar untuk melaksanakan kegiatan MSDM

Adapun isi pokok suatu deskripsi jabatan/pekerjaan sebagai berikut:

1.     Identifikasi jabatan/pekerjaan

2.     Ringkasan jabatan/pekerjaan

3.     Rincian tugas yang dilaksanakan

4.     Pengawasan yang diberikan dan diterima

5.     Hubungan dengan jabatan atau jenis pekerjaan lainnya

6.     Bahan, alat, dan mesin yang dipergunakan

7.     Kondisi lingkungan kerja

Spesifikasi jabatan/pekerjaan mengandung hal-hal sebagai berikut:

1.     Identifikasi Jabatan

• Nama
• Kode
• Bagian

1.     Persyaratan Jabatan

• Pendidikan
• Tingkat kecerdasan minimum yang diperlukan
• Pengalaman yang diperlukan
• Pengetahuan & keterampilan
• Peryaratan fisik
• Status perkawinan
• Jenis kelamin
• Usia
• Kewarganegaraan
• Kualifiaksi emosi
• Kemampuan-kemampuan khusus lainnya

Manfaat Analisis Jabatan :

1.     Menghapuskan persyaratan-persyaratan kerja yang dapat me nyebabkan diskriminasi dalam pengadaan karyawan.

2.     Merencanakan kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia  di waktu yang akan datang dan sebagai basis perencanaannya.

3.     Menentukan lamaran-lamaran dengan lowongan-lowongan  pekerjaan yang tersedia.

4.     Menentukan dasar-dasar dan kebutuhan penyelenggaraan  latihan baik bagi karyawan baru maupun karyawan lama.

5.     Menentukan pola atau pokok-pokok sistem pengembangan  karier karyawan yang tepat dan menyeluruh.

6.     Menetapkan standar-standar prestasi kerja yang realistic

7.     Menempatkan karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya secara efektif.

8.     Penataan jabatan dan pengembangan organisasi.

9.     Membantu kemudahan dalam memahami tugas terutama bagi karyawan baru.

10.                        Memperbaiki aliran atau alur kerja

11.                        Memperlancar hubungan kerjasama dan saling pengertian antar  karyawan dan antarsatuan organisasi.

 4. Metode Analisis Jabatan

• Metode Observasi. Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya.
• Metode Wawancara. Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis

• Metode Angket. Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka.

5. Tahap-Tahap Kegiatan Analisis Jabatan:

6.     Persiapan Analisis jabatan

7.     Pengumpulan data

8.     Pengolahan data

9.     Penggunaan dan Penyajian Informasi Jabatan

6. Proses Analisa.

Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, sebaiknya mengikuti proses berikut:

1.     Pilih Jabatan-jabatan yang direncanakan untuk dievaluasi dan lengkapi dengan memeriksa catatan-catatan yang ada atau terdahulu mengenai jabatan yang dimaksud

2.     Jelaskan maksud dan tujuannya kepada sipemegang jabatan dan atasannya. In perlu agar mereka tidak curiga, karena kalau mereka berfikir bahwa ini akan merugikan mereka, informasi yang akan mereka berikan tidak akan obyektif.

3.     Jika maksud dan tujuan telah diterima dan dimengerti oleh pemegang jabatan barulah proses analisa dapat dilaksanakan.

4.     Setelah keterangan yang diperlukan dirasa telah lengkap, kumpulkan dan susun baik uraian maupun spesifikasi jabatan.

5.     “Maintain dan update” uraian maupun spesifikasi jabatan tersebut dengan selalu melengkapinya dengan informasi-informasi baru.

            Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa analisis jabatan sangat penting bagi perusahaan dalam mengelola managemen untuk mengatur tugas pokok dan fungsi karyawan dalam melakukan pekerjaan agar lebih efektif dan efisien sehingga meningkatkan produktivitas yang menguntungkan perusahaan.

Karyawan ingin mendapat pengakuaan bahwa mereka berkontribusi terhadap pencapaian visi, misi, dan nilai perusahaan. Dengan demikian Anda harus memberi penjelasan tentang ketiga hal tersebut dan peran penting karyawan dalam meraihnya. Buatlah karyawan merasakan bahwa tujuan perusahaan adalah tujuan mereka. Dengan kata lain, visi, misi, dan nilai perusahaan adalah milik mereka sehingga mereka berusaha untuk turut serta mewujudkannya.

PENGEMBANGAN JABATAN PADA PT. ENSEVAL PUTERA MEGTRADING.

Pengembangan jabatan diukur dengan beberapa indikator:

A.    KPI

KPI – Key Performance Indicator. Secara umum KPI sering dianggap sebagai target yang atasan berikan baik itu untuk atasan dari sebuah perusahaan kepada seseorang atau karyawan maupun jabatan tertentu pada unit kerja tersebut.

Lebih tepatnya KPI itu merupakan sebuah ukuran yang sifatnya kuantitatif yang digunakan untuk mengukur kinerja setiap karyawan. Setiap jabatan akan memiliki KPI yang berbeda beda tergantung unit kerja dan jabatannya.

Untuk pengembangan jabatan atau promosi dari posisi lebih rendah ke posisi lebih tinggi maka akan di lihat berapa nilai KPI setiap tahunnya yang merupakan indikator sebagai seseorang dapat di ajukan untuk ikut test pada posisi yang akan di tuju.

Untuk masing masing KPI mempunyai bobot yang berbeda tergantung posisi dan jabatannya.

KPI untuk divisi sales dan marketing à Kwalitatif.

Sales growth

Sales Achivement

Ratio Biaya

Availibility produk

New Product

Customer Active

Efective Acc

New Customer

KPI untuk divisi sales dan marketing à Kwantitatif.

1.     Hubungan dengan Pelanggan

2.     Komunikasi skill

3.     Leadership

4.     Analisa dan Problem solving

5.     Disiplin dan kehadiran

Struktural untuk Sales dan Maerketing.

-         Sales Director

-         General Sales Manager

-         Sales Manager

-         District Manager

-         Sales Supervisor

-         Salesman

B.   Assessement.

Assessement di lakukan untuk melihat potensi serta motivasi dari karyawan dan dapat memperoleh kriteria pada posisi jabatan tertentu. Assessement di sesuaikan dengan posisi dan jabatan.

C.   Potensial Review

Di perlukan untuk pengembangan pribadi seseorang agar membantu karyawan untuk mengenali kemampuan-kemampuan mereka.

-         Pengukuran kompetensi masing-masing individu

-         Pengukuran potensi masing masing individu

-         Pengukuran efektivitas peran individu di dalam dinamika kelompok.

D.  Panel Presentasi

Menggali lebih dalam untuk menentukan potensi seseorang. Biasanya seseorang yang akan panel mempesiapkan materi yang akan di presentasikan.

Saat panel presentasi inilah sesoarng karyawan akan di gali kemampuan dan potensinya oleh atasan maupun hrd.

TUGAS SEORANG SALES DAN MARKETING.

·        Memastikan target penjualan tercapai.

·        Pemerataan produk.

·        Promosi

·        Peningkatan jumlah pelanggan

·        Penagihan.

PENUTUP

Demikian uraian dari analisa pengembangan jabatan, yang sangat penting untuk kelangsung